Provide personal administrative support to management and the company through conducting and organizing administrative duties and activities including receiving and handling information.
Main Job Tasks and Responsibilities:
- prepare and manage correspondence, reports and documents
- organize and coordinate meetings, conferences, travel arrangements
- take,type and distribute minutes of meetings
- implement and maintain office systems
- maintain schedules and calendars
- arrange and confirm appointments
- organize internal and external events
- handle incoming mail and other material
- set up and maintain filing systems
- set up work procedures
- collate information
- maintain databases
- communicate verbally and in writing to answer inquiries and provide information
- liaison with internal and external contacts
- coordinate the flow of information both internally and externally
- operate office equipment
- manage office space
Education and Experience:
- relevant training or qualification
- knowledge and experience of relevant software applications - spreadsheets, word processing, and database management
- knowledge of administrative and clerical procedures
- knowledge of business principles
- proficient in spelling, punctuation, grammar and other English language skills
- proven experience of producing correspondence and documents
- proven experience in information and communication management
- required typing speed
Key Competencies:
- verbal and written communication skills
- attention to detail
- confidentiality
- planning and organizing
- time management
- interpersonal skills
- customer-service orientation
- initiative
- reliability
- stress tolerance
As funções desempenhadas por uma secretária abrange a prestação de apoio administrativo à gestão de pessoal/empresa através da realização/organização de tarefas administrativas e atividades, incluindo a recepção e tratamento de informações.
É muito importante desenvolver competências que ajudarão na administração rotineira, como ter iniciativa, controle emocional e do estresse, habilidade interpessoais, entre outras.
Podemos destacar também alguns pontos que devem fazer parte da sua responsabilidade, como: comunicar verbalmente e por escrito para responder perguntas e fornecer informações, organizar eventos internos e externos, implementar e manter sistemas de escritório, etc.
Essas informações são importantes para que seja adquirida mais experiência nessa profissão importante na vida de muitos gestores!
Vocabulary:
• reports - relatórios
• maintain - manutenção
• the flow of information - fluxo de informações
• spreadsheets - planilhas
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